Η επίσημη γλώσσα του συνεδρίου είναι η Ελληνική, αλλά μπορεί να παρουσιαστούν και να συμπεριληφθούν στα πρακτικά εργασίες στην Αγγλική.

Οι ανακοινώσεις που θα παρουσιαστούν στο συνέδριο θα πρέπει να είναι πρωτότυπες, να συμβάλουν στην επιστήμη και να αναφέρονται σε μία από τις παρακάτω (ενδεικτικά) θεματικές ενότητες του Συνεδρίου:
 - Ακουστικές μετρήσεις και όργανα 
 - Ακουστική & Εκπαίδευση 
 - Ατμοσφαιρική ακουστική 
 - Αρχαιολογική Ακουστική
 - Γενική, Θεωρητική & Εφαρμοσμένη ακουστική - Ψηφιακή επεξεργασία ήχου
 - Έλεγχος θορύβων & δονήσεων 
 - Ηλεκτρακουστκή 
 - Κτιριακή ακουστική 
 - Μουσική ακουστική 
 - Περιβαλλοντική ακουστική - Ηχορύπανση 
  - Υποβρύχια ακουστική
 - Υπέρηχοι και εφαρμογές 
 - Ψυχοακουστική, Ακουολογία, Νευροωτολογία 
 
Οι ενδιαφερόμενοι /ες συγγραφείς θα υποβάλουν εκτεταμένη περίληψη της εργασίας τους (έως 750 λέξεις), η οποία θα περιλαμβάνει συνοπτικά το σκοπό, τη μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τα συμπεράσματα της εργασίας. 

Στις περιλήψεις θα πρέπει να αναφέρονται:
 -ο τίτλος της εργασίας
 -τα πλήρη στοιχεία των συγγραφέων (όνομα, ιδιότητα, διεύθυνση, email, τηλέφωνο)
 -η προτεινόμενη θεματική ενότητα (προαιρετικά)
 -λέξεις κλειδιά (έως 5 λέξεις συνολικά)
 
Η αποδοχή των εργασιών που θα παρουσιαστούν στο συνέδριο, θα γίνει με κρίση επί της εκτεταμένης περίληψης. Ανακοινώσεις οι οποίες θα υποβληθούν πέραν των ορισμένων καταληκτικών ημερομηνιών θα αποκλειστούν. Η Οργανωτική Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα να εγκρίνει εργασίες ως poster, σε περίπτωση που δεν επαρκεί ο χρόνος για τη διεξαγωγή δύο, παράλληλων συνεδριών. Οι εκτεταμένες περιλήψεις θα υποβληθούν  αποκλειστικά με email,  σε συνημμένα αρχεία τύπου word, στo email  acoustics20xanthi@gmail.com

Οι εργασίες των οποίων οι περιλήψεις θα γίνουν αποδεκτές από την Επιστημονική Επιτροπή, θα πρέπει να υποβληθούν ως πλήρες κείμενο έκτασης περίπου 3500 λέξεων μαζί με (κατά το μέγιστο) 6 φωτογραφίες / διαγράμματα ή πίνακες, σελιδοποιημένες και έτοιμες προς ψηφιακή δημοσίευση. Μαζί με το πλήρες κείμενο κάθε ανακοίνωσης, θα κατατεθεί σύντομη περίληψη (μέχρι περίπου 400 λέξεις) και μικρό βιογραφικό των συγγραφέων (μέχρι περίπου 10 λέξεις έκαστος /εκάστη) για το τεύχος των περιλήψεων που θα διανεμηθεί στους /στις συνέδρους. Αναλυτικές οδηγίες για τη μορφή των τελικών δημοσιεύσεων, καθώς και πρότυπες ψηφιακές σελίδες (template) θα δοθούν σε επόμενη ανακοίνωση.

Οι ανακοινώσεις που θα κατατεθούν έγκαιρα και είναι τυπικά ορθές θα παρουσιασθούν προφορικά στο συνέδριο και θα συμπεριληφθούν στα ψηφιακά πρακτικά του συνεδρίου που θα κυκλοφορήσουν σε ηλεκτρονική μορφή.

Σε κάθε εργασία που θα παρουσιαστεί στο Συνέδριο και θα συμπεριληφθεί στα Πρακτικά, θα αντιστοιχεί μία εγγραφή στο Συνέδριο. Το αντίτιμο της εγγραφής ενός / μιας συνέδρου καλύπτει την ανακοίνωση μόνο μίας εργασίας.